Cookieverklaring en privacybeleid

Algemene privacyverklaring

vzw Sint-Lodewijk verzamelt en verwerkt diverse persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk om dienstverlening, ondersteuning, zorg en onderwijs mogelijk te maken. De organisatie vindt het respecteren van de privacy en rechten van elkeen belangrijk.

In deze algemene privacyverklaring wil vzw Sint-Lodewijk heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens verzameld worden en hoe er mee omgegaan wordt. Het is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de privacywet en de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan onderstaande informatie. Sint-Lodewijk kan de privacyverklaring dan ook ten allen tijde aanpassen. Wijzigingen maken we kenbaar via de website. 

Toepassingsgebied

Deze verklaring is van toepassing binnen vzw Sint-Lodewijk en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van:

• (kandidaat- en ex-) cliënten, hun wettelijke vertegenwoordiger(s), hun netwerk (bijvoorbeeld het gezin, familie en vrienden), hun netwerk van professionelen (bijvoorbeeld huisarts, CLB, kinesist(e) …)
• (kandidaat- en ex-) werknemers, stagiairs en vrijwilligers
• derden zoals bv. leveranciers, elkeen die contact opneemt met onze voorziening (bv. via een contactformulier op de website), gebruikers website …

Verantwoordelijken

Het bestuursorgaan van vzw Sint-Lodewijk is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.  Ward Van Hoorde is door het bestuursorgaan aangesteld als algemeen directeur – dagelijks bestuurder.

In vzw Sint-Lodewijk is een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, te contacteren via privacy@sintlodewijk.be.

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en de directie doen voor advies en ondersteuning een beroep op de Data Protection Officer (DPO) van de koepelorganisatie Tabor.

Wetgeving en begripsomschrijvingen

vzw Sint-Lodewijk verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (d.i. de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of ‘GDPR’).

In deze privacyverklaring verstaan we onder volgende begrippen:

• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
• Gevoelige persoonsgegevens: gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen
• Verwerking van persoonsgegevens: alles wat men met een persoonsgegeven doet, zoals vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen
• Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer Sint-Lodewijk voor de verwerking van de persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie
• Derde: elke persoon die geen cliënt of medewerker/vrijwilliger van Sint-Lodewijk is
• Cliënt: hieronder verstaan we ook de leerling, de bewoner of de budgethouder en hun wettelijke vertegenwoordigers
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van cliënten worden op een zorgvuldige wijze door Sint-Lodewijk verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

• het verwerken van aanmelding/inschrijving van de (kandidaat-) cliënt
• het sluiten van overeenkomsten met de cliënt
• het organiseren en bieden van dienstverlening (zorg, ondersteuning of onderwijs) aan de cliënt
• het evalueren en adviseren van de (dienstverlening aan de) cliënt
• het berekenen, vastleggen en innen van financiële bijdragen en voor de financiële afhandeling van de verleende dienstverlening
• het onderhouden van de relatie en communicatie met de cliënt
• andere communicatieve, statistische of wetenschappelijke doeleinden

De persoonsgegevens van werknemers, vrijwilligers en stagiairs worden op een zorgvuldige wijze door Sint Lodewijk verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

• de werving en selectie van de betrokkene
• het leiding geven aan betrokkene
• het opleiden van betrokkene
• de behandeling van personeelszaken
• het vaststellen en uitbetalen van de lonen
• het regelen van aanspraken op uitkeringen
• het behandelen van de beëindiging van het dienstverband

De persoonsgegevens van derden worden op een zorgvuldige wijze door Sint-Lodewijk verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

• het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten
• het behandelen van vragen
• het behandelen van klachten
• andere communicatieve doeleinden

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de in bovenstaande punt opgesomde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens (niet-limitatief) worden gevraagd:

• persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, identiteitskaartnummer, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling
• het rijksregisternummer
• gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de cliënt voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning
• gegevens betreffende opleiding en vorming
• gegevens betreffende beroep en tewerkstelling
• financiële en administratieve gegevens met betrekking tot de ondersteuning en facturatie: rekeningnummer, lidmaatschap ziekenfonds, gegevens betreffende verzekeringen, gegevens betreffende kinderbijslagfonds, BP-waarde, VAPH-nummer
• psycho(ped)agogische gegevens
• medische, paramedische en verpleegkundige gegevens
• foto- en beeldmateriaal
• alle andere gegevens opgelegd door de wet

De gevoelige persoonsgegevens worden enkel gebruikt:

• indien dit nodig is voor de uitvoering van de in bovenstaande punt beschreven doeleinden én de persoon hiervoor uitdrukkelijke toestemming geeft
• indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door de persoon openbaar zijn gemaakt
• indien dit noodzakelijk is:
  • ter bescherming van de vitale belangen van de persoon
  • om redenen van zwaarwegend algemeen belang
  • met het oog op de uitvoering van verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht
  • voor het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels en –diensten
  • om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid

Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens?

Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van cliënten verzamelen, namelijk:

• gegevens verkregen bij de cliënt
• gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit het netwerk van de cliënt, gerechtelijke instanties, de verzekeringsmaatschappij, de vorige school, sociale zekerheidsinstanties …

Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers en stagiairs verzamelen, namelijk:

• gegevens verkregen bij de betrokkene
• gegevens verkregen uit andere bronnen zoals VDAB, databank Katholiek Onderwijs Vlaanderen, een vorige werkgever, gerechtelijke instanties, verzekeringsmaatschappij, sociale zekerheidsinstanties …

Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van derden verzamelen, namelijk:

• gegevens verkregen bij de betrokkene
• gegevens verkregen via de formulieren op onze website

Juridische grondslag van de verwerking

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

• de persoon zijn ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking heeft verleend
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de persoon partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de persoon en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst
• de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Sint-Lodewijk onderworpen is
• de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de persoon
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Sint-Lodewijk of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert

Verstrekking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verstrekt aan de medewerkers van Sint-Lodewijk en door hen verwerkt in het kader van hun taakuitoefening en in overstemming met de in punt 4 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens die de persoon aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in punt 4 beschreven doeleinden en/of indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift. Als er geen noodzaak is, is de toestemming van de persoon vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Wanneer wij de persoonsgegevens van de persoon delen met andere partijen (verwerkers) moeten er afspraken gemaakt worden om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen in een verwerkersovereenkomst. Met nieuwe partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten af vooraleer persoonsgegevens aan hen worden verstrekt.

Het bewaren van persoonsgegevens

We bewaren de persoonsgegevens van personen niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Beveiliging van de persoonsgegevens

We treffen alle nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van de gegevens, tegen ongeoorloofde kennisneming en tegen wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

De rechten van de persoon omtrent de verwerking van zijn persoonsgegevens 

Personen van wie we de gegevens verwerken, hebben de volgende rechten:

• recht op informatie: Elke betrokkene mag vragen welke gegevens van hem verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom Sint-Lodewijk die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden
• recht op inzage: De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt in te zien
• recht op rectificatie en aanvulling: Indien de betrokkene fouten in zijn gegevens vindt, mag hij vragen om dit aan te passen. De betrokkene kan ook aanvullingen toevoegen aan zijn gegevens
• recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om te vragen om minder gegevens te laten verwerken
• recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming gaf om persoonsgegevens te verwerken, heeft hij ook het recht om die persoonsgegevens te laten verwijderen
• recht op dataportabiliteit: De betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens over te dragen
• recht op bezwaar: Indien de betrokkene niet akkoord is met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van hem verwerkt worden, kan hij zich hiertegen verzetten

Personen kunnen een verzoek indienen om gebruik te maken van hun rechten. Dit verzoek kan via e-mail verstuurd worden naar privacy@sintlodewijk.be en schriftelijk naar Dienst Informatieveiligheid –  Kwatrechtsteenweg 168, 9230 Wetteren.

Sint-Lodewijk heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen de vier weken zullen wij het verzoek uitvoeren en de betrokkene hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan het verzoek.

In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kan Sint-Lodewijk dus weigeren om gehoor te geven aan een verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Om de identiteit van de verzoeker te controleren, kunnen we vragen om een kopie van de identiteitskaart, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs mee te sturen met de aanvraag. Indien een kopie van de identiteitskaart meegestuurd wordt, raden we sterk aan om daarbij de pasfoto en het rijksregisternummer onzichtbaar te maken. De organisatie vernietigt deze kopie na 6 maanden. Kan of wil de persoon geen kopie van het identiteitsbewijs opsturen, dan dient de persoon een afspraak te maken om ter plekke de identiteit te laten vaststellen.

Klacht over de manier waarop Sint-Lodewijk persoonsgegevens verwerkt?

Personen met een klacht over de manier waarop Sint-Lodewijk hun persoonsgegevens verzamelt, opslaat of gebruikt, kunnen hun klacht uiten op de manier zoals beschreven in de klachtenprocedure in de reglementen en overeenkomsten die met hen zijn afgesloten (Collectieve Rechten en Plichten, schoolreglement, Individuele Dienstverleningsovereenkomst, arbeidsreglement …).

Gebruikers van de website beschikken over de mogelijkheid om een klacht in te dienen via het contactformulier onderaan op de webpagina. De organisatie zal er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als de persoon niet tevreden is met de reactie, kan hij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Belgische nationale dienst voor gegevensbescherming. Het stappenplan en de manier waarop u een klacht kan indienen, vindt u op deze webpagina van de GBA.